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speedy:faq:documents [2024/10/08 00:29] – speedyspeedy:faq:documents [2025/02/17 22:47] (aktuell) – [Arbeiten mit Office Dokumenten] speedy
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 ====== Dokumente ====== ====== Dokumente ======
 +===== Arbeiten mit Office Dokumenten =====
 +Das Arbeiten mit Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ist im speedyPDM Explorer genauso möglich, wie auch mit CAD-Dateien. Der einzige Unterschied liegt daran, dass für Office-Anwendungen kein separates speedyPDM Add-In existiert. Somit gibt es auch keinen **"speedy"** Reiter mit zusätzlichen Funktionen. Alle Funktionen können weiterhin aus der Office-Anwendung verwendet werden. \\
  
 +Die in speedyPDM verwalteten Office-Dokumenten, sollten ausschließlich aus speedy Explorer geöffnet werden. Dabei wird das Dokument automatisch ausgecheckt und der entsprechende Schreibschutz von der Datei aufgehoben. \\
 +
 +Damit beim Schließen der Office-Dateien die Dokumente im System automatisch eingecheckt werden, muss im Admin-Tool hierfür der folgende Konfigurationsparameter aktiv sein:
 +<code>
 +[document.autocheckin] = 1
 +</code>
 +----
 ===== Artikelstamm in Arbeit ===== ===== Artikelstamm in Arbeit =====
 In der Dokumentenliste haben Dokumente den Status "Artikelstamm in Arbeit" obwohl niemand an dem Artikel arbeitet.  In der Dokumentenliste haben Dokumente den Status "Artikelstamm in Arbeit" obwohl niemand an dem Artikel arbeitet. 
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 Eine Sperre auf die Datei kann auch nur durch eine Viewer-Anwendung ausgelöst werden, da viele Dateiviewer auch ohne schreibrechte zu verlangen die Datei während dessen mit einer Speere belegen. \\ Eine Sperre auf die Datei kann auch nur durch eine Viewer-Anwendung ausgelöst werden, da viele Dateiviewer auch ohne schreibrechte zu verlangen die Datei während dessen mit einer Speere belegen. \\
 Eine Dateisperre kann auf dem Dateiserver mit Hilfe der Computerverwaltung ("Geöffnete Dateien") aufgehoben werden. Eine Dateisperre kann auf dem Dateiserver mit Hilfe der Computerverwaltung ("Geöffnete Dateien") aufgehoben werden.
 +----
 +===== 4-Augen-Prinzip =====
 +Die Einrichtung wird im speedyPDM Admin-Tool, unter Definitionsauswahlbereich der Kategorie //**„Gruppen“**// ausgeführt. Dabei nach folgenden Schritten vorgehen:\\ \\
 +1. In der Ribbon Leiste die Option //**„Systemeinträge anzeigen/ausblenden“**// aktivieren.\\ \\
 +2. Zwei Gruppen für das **4-Augen-Prinzip** festlegen bzw. neu anlegen, z. B.:
 +  * Konstruktion
 +  * Prüfer
 +3. Die Gruppe //**„Owner“**// mit gedrückter **STRG + Shift-Taste** bearbeiten. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte deaktivieren:
 +  * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
 +  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
 +  * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
 +4. In die Gruppe //**„Konstruktion“**// alle Anwender aufnehmen, die Dokumente nur zur Prüfung beatragen können. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:
 +  * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
 +  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #22b14c>aktivieren</color>
 +  * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
 +5. In die Gruppe //**„Prüfer“**// alle Anwender aufnehmen, die Prüfung abschließen und freigeben dürfen. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:
 +  * Release – Dokument freigeben --> <color #22b14c>aktivieren</color>
 +  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
 +  * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #22b14c>aktivieren</color>
 +
 ---- ----
 ===== 6-Augen-Prinzip ===== ===== 6-Augen-Prinzip =====
-Die Einrichtung wird im speedyPDM Admin-Tool, unter Definitionsauswahlbereich der Kategorie //**„Gruppen“**// ausgeführt. \\ +Die Einrichtung wird im speedyPDM Admin-Tool, unter Definitionsauswahlbereich der Kategorie //**„Gruppen“**// ausgeführt. Dabei nach folgenden Schritten vorgehen:\\ \\ 
-1. Die Option //**„Systemeinträge anzeigen/ausblenden“**// in der Ribbon Leiste aktivieren.+1. In der Ribbon Leiste die Option //**„Systemeinträge anzeigen/ausblenden“**// aktivieren.\\ \\
 2. Drei Gruppen für das **6-Augen-Prinzip** festlegen bzw. neu anlegen, z. B.: 2. Drei Gruppen für das **6-Augen-Prinzip** festlegen bzw. neu anlegen, z. B.:
   * Konstruktion   * Konstruktion
   * Prüfer   * Prüfer
   * Freigeber   * Freigeber
-3. Die Gruppe //**„Owner“**// mit gedrückter **STRG + Shift-Taste** bearbeiten. Unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte deaktivieren:+3. Die Gruppe //**„Owner“**// mit gedrückter **STRG + Shift-Taste** bearbeiten. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte deaktivieren:
   * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>   * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
-  * PendingApproval - Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>+  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
-4. In die Gruppe //**„Konstruktion“**// alle Anwender aufnehmen, die Dokumente nur zur Prüfung beatragen können. Unter dem Reiter „Zugriffsrechte“ folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:+4. In die Gruppe //**„Konstruktion“**// alle Anwender aufnehmen, die Dokumente nur zur Prüfung beatragen können. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:
   * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>   * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
-  * PendingApproval - Prüfung beantragen --> <color #22b14c>aktivieren</color>+  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #22b14c>aktivieren</color>
   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
-5. In die Gruppe //**„Prüfer“**// alle Anwender aufnehmen, die nur Prüfung abschließen dürfen. Unter dem Reiter „Zugriffsrechte“ folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:+5. In die Gruppe //**„Prüfer“**// alle Anwender aufnehmen, die nur Prüfung abschließen dürfen. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:
   * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>   * Release – Dokument freigeben --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
-  * PendingApproval - Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>+  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #22b14c>aktivieren</color>   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #22b14c>aktivieren</color>
-6. In die Gruppe //**„Freigeber“**// alle Anwender aufnehmen, die Dokumente nur freigeben dürfen. Unter dem Reiter „Zugriffsrechte“ folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:+6. In die Gruppe //**„Freigeber“**// alle Anwender aufnehmen, die Dokumente nur freigeben dürfen. Anschließend unter dem Reiter //**„Zugriffsrechte“**// folgende Benutzerrechte aktivieren bzw. deaktivieren:
   * Release – Dokument freigeben --> <color #22b14c>aktivieren</color>   * Release – Dokument freigeben --> <color #22b14c>aktivieren</color>
-  * PendingApproval - Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>+  * PendingApproval – Prüfung beantragen --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>
   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>   * Approve – Dokument als geprüft markieren --> <color #ed1c24>deaktivieren</color>