Struktur

Wenn Sie in der Struktur einen Eintrag/Ordner markieren wird in der Dokumentliste der Inhalt des markierten Ordners angezeigt. Der Aufbau und die Funktionsweise der Struktur können je nach kundenspezifischer Anpassung variieren.

Elemente in der Struktur

Arbeitsbereich

Im Arbeitsbereich werden alle im Moment von Ihnen „In Arbeit“ befindlichen Dokumente aufgelistet. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Dokument in einer zugehörigen Anwendung geöffnet ist. Der interne Dokumentenstatus „In Arbeit“ wird zur Anzeige herangezogen.

Zuetzt verwendet

Zeigt eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumente an.

Favoriten

Hier können Sie sich per Drag & Drop Dokumente ablegen mit denen Sie in nächster Zeit häufig arbeiten oder, die immer wieder verwendet werden.

Suchergebnisse

Zeigt die Ergebnisse einer Suche an.

Schließfach

Das Schließfach(Vault) ist die Datenbank, in der alle Dokumentinformationen gespeichert werden. Es ist möglich beliebig viele Schließfächer (Datenbanken) anzusprechen. Es ist somit möglich verschiedene Unternehmensbereiche oder Standorte über eine speedy Instanz abzubilden.

Multifunktionsleiste



Projektordner

Projektordner sind Ordner die zur Organisation von Projekten genutzt werden.
Projektordner liegen im Normalfall auf oberster Ebene in der Struktur.
Auf die Eigenschaften des Projektordners kann kann z.B. in Formeln oder auf Schriftköpfen direkt verwiesen werden.

Projekt erstellen

Ribbon: Struktur > Neu
Kontextmenü: CAD > Ordner erstellen

Erstellt einen neuen Projektordner.
Markieren Sie hierzu in der Struktur das Schließfach. Es können nur Ordnertypen der ersten Ordnung verwendet werden. Je nachdem welcher Ordnertyp gewählt wurde erhält der neue Ordner automatisch eine entsprechende Unterstruktur.

Projekt Eigenschaften

Ribbon: Struktur > Ordner > Eigenschaften
Kontextmenü: Eigenschaften

Öffnet die Projekteigenschaften. Den Projektnamen können Sie ändern solange keine Dokumente im Projekt abgelegt sind. Alle anderen Eigenschaften können jederzeit geändert werden. Es besteht die Möglichkeit eine Beschreibung zu verfassen, die dann in der Struktur angezeigt wird. Desweiteren können Werte festgelegt werden die für das ganze Projekt gelten.

Projekt Löschen

Ribbon: Struktur > Ordner > Löschen
Kontextmenü: Ordner Löschen

Löscht den markierten Projektordner und alle Unterordner. Wenn das Projekt noch Dokumente oder Projektordner enthält erfolgt ein entsprechender Warnhinweis, der Projektordner wird nicht gelöscht.



Projekt archivieren

Ribbon: Tools > Archivieren
Sobald in der Struktur ein Projekt ausgewählt ist, lässt sich das gesammte Projekt archivieren. Alle projektrelevanten Dateien werden eingesammelt und in einer Zip-Datei gespeichert. Wenn der Archivierungsvorgang erfolgreich abgeschlossen ist, wird ihr Projekt nicht mehr in der Struktur angezeigt. Um archivierte Projekte dennoch in der Struktur anzuzeigen wählen Sie:

Ribbon: Struktur > Projektsichtbarkeit > Archiv
Archivierte Projekte in der Strukturliste anzeigen oder ausblenden.
Es können nur Projekte archiviert werden die keine Dokumente mit zurückgenommener Freigabe oder Dokumente die noch ausgecheckt sind enthalten!

Archivierungsoptionen

Projektfremde Dokumente archivieren Referenzierte Dokumente aus anderen Projekten werden ebenfalls archiviert, jedoch nicht als archiviert gekennzeichnet und bereinigt.
Verzeichnisstruktur löschen Nach erfolgreicher Archivierung wird das Projektverzeichnis auf dem Server bereinigt.

Hinweis: In der Suche werden archivierte Dokumente nur angezeigt wenn der dazugehörige Schalter unter den Suchoptionen bei der Dokumentensuche aktiviert wird.


Ordner

Ordner erstellen

Ribbon: Struktur > Ordner erstellen
Kontextmenü: Ordner erstellen

Innerhalb eines Projekts können beliebige Ordner zur Strukturierung der Dokumentablage angelegt werden. Um einen Ordner unterhalb eines schon vorhandenen anzulegen, muss der Ordner und nicht das Projekt markiert sein.
Nach dem Aufruf wird der Ordner näher spezifiziert.

Ordner erstellen/-eigenschaften

Bedeutung der Eingabenfelder

FeldBeschreibung
Namebeliebiger Ordnername
Beschreibungbeliebiger Text zur näheren Beschreibung des Inhalts.
OrdnertypOrdner basieren auf einem Ordnertyp, der Administrative Vorseinstellungen und Definitionen enthält (Vorlage). Der Ordnertyp muss angegeben werden.
SuchfilterHier kann ein Suchfilter hinterlegt werden, der funktioniert wie eine Dokumentsuche, d.h. der Ordner stellt quasi einen gespeicherten Suchfavoriten dar. Durch Auswahl eines Suchordners wird der Suchfilter angewandt und alle zu diesem Zeitpunkt dem Suchfilter entsprechenden Dokumente werden aufgelistet.
SymbolSymbol, das im Strukturbaum angezeigt wird. Mit dem Ordnertyp ist bereits ein Symbol definiert, das jedoch bei jedem Ordner individuell angepasst werden kann.

Ordner Eigenschaften

Ribbon: Bearbeiten > Eigenschaften {[Strg]+[E]}
Kontextmenü: Eigenschaften {[Strg]+[E]}

Öffnet die Ordnereigenschaften. Den Ordnernamen können Sie ändern solange keine Dokumente im Ordner abgelegt sind. Alle anderen Eigenschaften können jederzeit geändert werden.

Ordner löschen

Ribbon: Struktur > Ordner löschen
Kontextmenü: Ordner löschen

Mit diesem Befehl wird ein Ordner und gegebenenfalls auch alle Unterordner gelöscht. Enthält der Ordner oder einer der Unterordner noch Dokumente erfolgt ein Warnhinweis.

Zu Favoriten hinzufügen

Ribbon: Favoriten > Zu Favoriten hinzufügen {[Strg]+[D]}
Kontextmenü: Zu Favoriten hinzufügen {[Strg]+[D]}

Fügt den markierten Ordner der Favoritenliste hinzu.

Projektsichtbarkeit

Mit Hilfe der Projektsichtbarkeit können Sie nur die Projekte in der Struktur anzeigen, die zurzeit von Ihnen bearbeitet werden.
Die Einstellungen sind benutzerspezifisch. Die Sichtbarkeiten können jederzeit aus- bzw. eingeblendet werden.


Projektsichtbarkeit bearbeiten

Menü: Struktur > Sichtbarkeit bearbeiten

Markieren Sie hierzu das Schließfach. Deaktivieren Sie das/die Kontrollkästchen der Projekte, die Sie nicht sehen möchten oder aktivieren Sie das/die Kontrollkästchen der Projekte, die angezeigt werden sollen. Bestätigen Sie anschließend den Dialog mit OK.

Projektsichtbarkeit ein/aus

Ribbon: Struktur > Projektsichtbarkeit ein/aus

Nach dem Programmstart werden standardmäßig alle nicht benötigten Projekte ausgeblendet. Benötigen Sie kurzzeitig ein zurzeit nicht sichtbares Projekt können Sie mit dem Befehl Projektsichtbarkeit ein/aus alle Projekte einblenden oder wieder zu Ihrer Projektsichtbarkeitseinstellung zurückkehren. Haben Sie die Projektsichtbarkeit eingeschaltet werden alle Projekte, die als Unsichtbar definiert sind halbseitig schraffiert dargestellt.

Projektfilter

Der Projektfilter ermöglicht eine gefilterte Anzeige von Projektordnern in der Struktur.
Ein Filter wird definiert wie eine Suchanfrage. Es werden die Kriterien, die ein Projektordner aufweisen muss definiert.
Es werden nur die Projektordner in der Struktur angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen.

Zu Definition eines Projektfilters wählen Sie die Schaltfläche [Projektfilter] in der Multifunktionsleiste.
Der Dialog [Ordnersuche] öffnet sich. Hier können nun alle gewünschten Eigenschaften eingegeben werden, die von den anzuzeigenden Projektordnern erfüllt werden müssen.
Nachdem alle Eigenschaften definiert wurden vergeben Sie einen Namen für den Projektfilter.

Einstellung der Filterkriterien


Über die Auswahlliste [Filter] in der Multifunktionsleiste können Sie zwischen den gespeicherten Projektfiltern hin- und herschalten.

Auswahlliste Projektfilter


In der Überschriftenzeile der Struktur wird bei aktiviertem Projektfilter der Name des aktiven Filters angezeigt.

Mit Hilfe der Navigationshistorie werden im Projektbaum die zuletzt verwendeten Projekte angewählt.
Dies verhält sich ähnlich der im Internet-Explorer bekannten Funktion.

Aktualisieren

Ribbon: Strukur > Ansicht > Aktualisieren {[F5]}
Kontextmenü: Aktualisieren {[F5]}

Das aktuelle Fenster (Struktur, Dokumentenliste, …) wird aktualisiert. Es gelten folgende Besonderheiten:

  • Ist bei Befehlsausführung das Schließfach („CAD“) markiert werden alle Schließfachdaten neu eingelesen und die Struktur neu aufgebaut.
  • Ist ein Ordner markiert werden alle Unterordner neu eingelesen und die Unterstruktur neu aufgebaut.
  • In der Dokumentenliste wird die aktuelle Liste neu eingelesen und der aktuelle Dokumentenstatus wird angezeigt.


Baumstruktur komplett zuklappen

Kontextmenü: Struktur > Struktur anzeige > Baumstruktur komplett zuklappen

Alle Knoten in der Baumstruktur werden zugeklappt.

Baumstruktur zuklappen

Kontextmenü: Struktur > Struktur anzeige > Baumstruktur zuklappen

Der markierte Knoten in der Baumstruktur wird zugeklappt.

Baumstruktur komplett aufklappen

Kontextmenü: Struktur > Struktur anzeige > Baumstruktur komplett aufklappen

Alle Knoten in der Baumstruktur werden aufgeklappt.

Baumstruktur aufklappen

Menü: Struktur > Struktur anzeige > Baumstruktur aufklappen

Der markierte Knoten in der Baumstruktur wird aufgeklappt.