Schließfach

Im Bereich Schließfächer erstellen Sie neue Schließfachdatenbanken. Ein Schließfach (Vault) definiert eine Datenbank, die von speedy zur Verwaltung der abgelegten Dokumente verwendet wird, sowie einen Verzeichnis zur Ablage der zugehörigen Dateien.
Wenn Sie mehrere Standorte oder Geschäftsbereiche verwalten möchten können Sie z.B. für jeden Standort oder Geschäftsbereich ein eigenes Schließfach definieren. Für weiterführende Informationen kontaktieren Sie bitte Ihr Systemhaus.
Die normale speedy Installation sieht nur ein Schließfach vor.

Über das Kontextmenü können neue Schließfächer angelegt oder vorhanden bearbeitet werden.

Neues Schließfach anlegen

Nach dem Befehlsaufruf wird das Eingabeformular zur Definition des neuen Schließfachs eingeblendet.

Bedeutung der Eingabefelder

Allgemein
NameBeliebiger Schließfachname.


Beachten Sie, dass der Name den Regeln für Dateinamen oder den Regeln für Datenbanknamen entspricht.
Beschreibungbeliebiger Text zur näheren Beschreibung des Schließfachs
BasisverzeichnisSpeicherort für die Dokumente des Schließfachs.
SpracheKundensprache des Schließfachs
Datenbank
DatenbankDateiname der Datenbankdatei (bei Access) oder Name der Datenbank (bei SQL basierter Datenbank)
VerbindungZeichenkette zur Beschreibung der Verbindungsmethode mit dem Datenbankserver (Bei Access-Datenbanken ohne Bedeutung)
TreiberDatenbanktreiber zur Verbindung mit der Datenbank.
ServerName des Datenbankservers
AnwenderAnwendername zur Verbindung mit dem Datenbankserver
KennwortKennwort zur Verbindung mit dem Datenbankserver
Einstellung
Nicht in globale Suche einbeziehenWenn dieser Schalter gesetzt ist wird dieses Schließfach bei der Suche über alle Schließfächer nicht durchsucht.
Im speedy Viewer anzeigenDieses Schließfach im speedy-Viewer anzeigen
Nur nicht verknüpfte Dokumente anzeigenZeigt im speedy-Explorer nur die nicht verknüpften Dokumente an, wenn der Vault in der Struktur markiert ist.
Stammartikel SchließfachDieses Schließfach beinhaltet Stammartikel. Dieser Schalter wird z.B. bei der Analyse, ob ein Artikel umnummeriert werden muss ausgewertet. Artikel aus Stammaufträgen müssen nicht umnummeriert werden, wenn Sie in einem anderen Projekt verbaut werden.
Nicht automatisch exportierenArtikel aus diesem Projekt werden beim Export an z.B. Warenwirtschaftssysteme nicht automatisch exportiert.
Attribute
Diverse zusätzliche Eigenschaften für das Schließfach, die kundenspezifisch in der Datenbank definiert sind.
Sicherheit
Definieren Sie hier die Zugriffsrechte auf das Schließfach.

Schließfach löschen

Löscht das Schließfach aus der Administrationsdatenbank. Die Schließfachdatenbank sowie die Dateien bleiben erhalten.

Schließfach kopieren

Kopiert ein vorhandenes Schließfach

Schließfach deaktivieren

Deaktiviert ein Schließfach. Deaktivierte Schließfächer sind für den Anwender nicht mehr Sichtbar.

Attribute kopieren

Kopiert die Attribute eines Schließfachs.

Importieren

Import Schließfachdefinitionsdaten anhand der Importbeschreibung „vaultimport“. Dieser Befehl kann verwendet werden, wenn z.B. Projekte in einem vorgeschalteten Projektmanagementsystem angelegt werden und das Projektmanagementsystem definierte Daten eines neuen Projekts in eine Datei exportiert.




Multi-Vault

speedy legt die zu verwaltenden Daten in einer SQL-Datenbank ab. Hierbei wird zwischen Systemdaten und Dokumentdaten unterschieden. Die Systemdaten beschreiben z.B. Benutzer und Rechtegruppen, Dokumenttypen, Ordnerstrukturtypen, diverse Auswahllisten und Einstellungen. Die Systemdaten bilden die Basis der Datenverwaltung. Die Dokumentdaten sind die Datei bzw. Dokumentspezifischen Daten. Dies sind die Eigenschaften, die einem Dokument vergeben werden, die Projektstruktur wird beschrieben und eventuell Stücklisten.
Im Standard wird speedy mit nur einer Datenbank ausgeliefert. Die Systemdaten und die Dokumentdaten befinden sich in einer Datenbank.
speedy ist jedoch in der Lage mehrere Dokumentdatenbanken (Schließfächer) anzubieten und zu verwalten.
Dies kann z.B. dann Nötig sein wenn mehrere Unternehmensstandorte oder getrennte Abteilungen mit speedy arbeiten. Hierbei erhält jede Unternehmenseinheit ein eigenes Schließfach (Vault). Die Systemverwaltung erfolgt einmalig zentral, die Daten werden aber getrennt verwaltet. Bei räumlich getrennten Nutzern können die entsprechenden Schließfach -Datenbanken ebenfalls verteilt sein. Dies kann bei geringen Bandbreiten im Netzwerk von Vorteil sein.

Installieren und Konfigurieren

Datenbanken einrichten

Erstellen Sie eine neue Datenbank innerhalb des MySQL Datenbankservers.

Vergeben Sie einen beliebigen Namen (z.B. speedy7_vault) für die neue Schließ-fach-Datenbank.

Markieren Sie nun die neue Datenbank im linken Fenster und aktivieren Sie rechts den Karteireiter Query.


Laden Sie nun das Datenbank-Schema „speedy7_vault.sql“ in das Query-Fenster und führen anschließend den SQL-Code aus (F9).

Schließfach einrichten

Starten Sie die speedy Admin Oberfläche und navigieren Sie zum Punkt „Schließfächer“.


Erstellen Sie ein neues Schließfach (Vault).


Der Schließfachname muss hierbei eindeutig sein. Die Beschreibung kann frei gewählt werden. Definieren Sie das Basisverzeichnis für die Datenablage dieses Schließfachs. Ausgehend von dem Basisverzeichnis werden die Daten in den Projektordnern abgelegt. Die Angabe des Basisverzeichnisses sollte so gewählt werden, dass sie von allen Client Arbeitsplätzen im Netz erreichbar ist. Verwenden Sie möglichst UNC-Namen.


Geben Sie als Datenbanknamen den zuvor beim Datenbank einrichten vergebenen Namen (z.B. speedy7_vault) ein.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur nicht verknüpfte Dokumente anzeigen“.

Einstellungen

SchlüsselBeschreibung
session.singlevaultGlobale Einstellung. Definiert, ob mit nur einem oder mehreren Vaults gearbeitet wird.
vault.autoopen.singleGlobale Einstellung. Definiert, ob ein einzelner Vault automa-tisch beim Programmstart geöffnet wird.
vault.autoopen.defaultGlobale Einstellung. Definiert, ob der benutzerspezifische Vault bei mehreren Vaults automatisch geöffnet wird.
document.default.vaultBenutzerspezifische Einstellung. Beschreibt den Namen des Standardvaults.