Im Bereich Schließfächer erstellen Sie neue Schließfachdatenbanken. Ein Schließfach (Vault) definiert eine Datenbank, die von speedy zur Verwaltung der abgelegten Dokumente verwendet wird, sowie einen Verzeichnis zur Ablage der zugehörigen Dateien.
Wenn Sie mehrere Standorte oder Geschäftsbereiche verwalten möchten können Sie z.B. für jeden Standort oder Geschäftsbereich ein eigenes Schließfach definieren. Für weiterführende Informationen kontaktieren Sie bitte Ihr Systemhaus.
Die normale speedy Installation sieht nur ein Schließfach vor.

Über das Kontextmenü können neue Schließfächer angelegt oder vorhanden bearbeitet werden.

Nach dem Befehlsaufruf wird das Eingabeformular zur Definition des neuen Schließfachs eingeblendet.

Bedeutung der Eingabefelder

Löscht das Schließfach aus der Administrationsdatenbank. Die Schließfachdatenbank sowie die Dateien bleiben erhalten.

Kopiert ein vorhandenes Schließfach

Deaktiviert ein Schließfach. Deaktivierte Schließfächer sind für den Anwender nicht mehr Sichtbar.

Kopiert die Attribute eines Schließfachs.

Import Schließfachdefinitionsdaten anhand der Importbeschreibung „vaultimport“. Dieser Befehl kann verwendet werden, wenn z.B. Projekte in einem vorgeschalteten Projektmanagementsystem angelegt werden und das Projektmanagementsystem definierte Daten eines neuen Projekts in eine Datei exportiert.

speedy legt die zu verwaltenden Daten in einer SQL-Datenbank ab. Hierbei wird zwischen Systemdaten und Dokumentdaten unterschieden. Die Systemdaten beschreiben z.B. Benutzer und Rechtegruppen, Dokumenttypen, Ordnerstrukturtypen, diverse Auswahllisten und Einstellungen. Die Systemdaten bilden die Basis der Datenverwaltung. Die Dokumentdaten sind die Datei bzw. Dokumentspezifischen Daten. Dies sind die Eigenschaften, die einem Dokument vergeben werden, die Projektstruktur wird beschrieben und eventuell Stücklisten.
Im Standard wird speedy mit nur einer Datenbank ausgeliefert. Die Systemdaten und die Dokumentdaten befinden sich in einer Datenbank.
speedy ist jedoch in der Lage mehrere Dokumentdatenbanken (Schließfächer) anzubieten und zu verwalten.
Dies kann z.B. dann Nötig sein wenn mehrere Unternehmensstandorte oder getrennte Abteilungen mit speedy arbeiten. Hierbei erhält jede Unternehmenseinheit ein eigenes Schließfach (Vault). Die Systemverwaltung erfolgt einmalig zentral, die Daten werden aber getrennt verwaltet. Bei räumlich getrennten Nutzern können die entsprechenden Schließfach -Datenbanken ebenfalls verteilt sein. Dies kann bei geringen Bandbreiten im Netzwerk von Vorteil sein.

Erstellen Sie eine neue Datenbank innerhalb des MySQL Datenbankservers.

Vergeben Sie einen beliebigen Namen (z.B. speedy7_vault) für die neue Schließ-fach-Datenbank.

Markieren Sie nun die neue Datenbank im linken Fenster und aktivieren Sie rechts den Karteireiter Query.

Laden Sie nun das Datenbank-Schema „speedy7_vault.sql“ in das Query-Fenster und führen anschließend den SQL-Code aus (F9).

Starten Sie die speedy Admin Oberfläche und navigieren Sie zum Punkt „Schließfächer“.

Erstellen Sie ein neues Schließfach (Vault).

Der Schließfachname muss hierbei eindeutig sein. Die Beschreibung kann frei gewählt werden. Definieren Sie das Basisverzeichnis für die Datenablage dieses Schließfachs. Ausgehend von dem Basisverzeichnis werden die Daten in den Projektordnern abgelegt. Die Angabe des Basisverzeichnisses sollte so gewählt werden, dass sie von allen Client Arbeitsplätzen im Netz erreichbar ist. Verwenden Sie möglichst UNC-Namen.

Geben Sie als Datenbanknamen den zuvor beim Datenbank einrichten vergebenen Namen (z.B. speedy7_vault) ein.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur nicht verknüpfte Dokumente anzeigen“.